Wanneer regelgeving een overheid verplicht om bepaalde informatie te ontvangen, te kennen en te publiceren, kan die overheid zich in beginsel niet beroepen op het ontbreken van feitelijk bezit om openbaarheid te weigeren. In zulke gevallen moet worden aangenomen dat zij minstens juridisch over die informatie beschikt.

Het recht op toegang tot bestuursdocumenten mag niet afhangen van de manier waarop een bestuur zijn interne administratie organiseert. De burger mag niet de dupe worden van versnipperde bevoegdheden, gebrekkige archivering of onduidelijke informatiestromen binnen de overheid.

Zodra de regelgeving een duidelijke band legt tussen een bepaalde categorie van documenten en een bestuursdienst, kan die dienst zich niet zonder meer van de openbaarheidsplicht losmaken. De bescherming van het grondrecht primeert op interne organisatorische moeilijkheden.

Die visie ondersteund door de hierna weergegeven rechtspraak sluit aan bij het grondwettelijk karakter van de openbaarheid van bestuur. Zij waarborgt dat het recht op toegang tot bestuursdocumenten niet wordt uitgehold door formele of administratieve ontwijking. Openbaarheid veronderstelt niet alleen dat documenten bestaan, maar ook dat de overheid haar wettelijke informatieverplichtingen ernstig neemt.